Strategi Pengurusan Masa Berkesan
by Sabree Hussin on MAY 3, 2011 in BUAL BICARA
link ke web....
Ramai individu diluar sana yang merungut disebabkan oleh kekangan masa yang dialami. Dua puluh empat jam yang dianugerahi tuhan kepada setiap hamba-hambanya seakan-akan tidak mencukupi walhal 24 jam tersebut bukanlah satu tempoh masa yang sekejap.
Kita akan sentiasa merasa tidak cukup masa terutama sekali apabila kita leka melakukan sesuatu yang mengkhayalkan. Definisi mengkhayalkan boleh jadi berbeza antara setiap orang.
Begini.. ambil contoh berjudi. Sesiapa yang sedang asyik berjudi dia akan dikhayalkan dengan keasyikkannya itu dan tidak merasa masa berlalu yang sangat pantas.
Sama juga halnya bila kita asyik bermain permainan video. Khayal.
Setiap masa yang berlalu tanpa melakukan sesuatu yang berfaedah di klasifikasikan sebagai masa-masa yang tidak produktif. Ia berlalu begitu sahaja dan tiada penghasilan yang dapat dicapai. Rugi.
Dalam surah al-asr ayat 1 hingga 3, Allah swt berfirman
Demi masa!
Sesungguhnya manusia itu dalam kerugian
Kecuali orang-orang yang beriman dan beramal soleh, dan mereka pula berpesan-pesan dengan kebenaran serta berpesan-pesan dengan sabar.
Apakah langkah berkesan yang boleh diambil bagi menguruskan masa supaya ia tidak terbazir dengan begitu sahaja?
Pertama sekali kita akan cenderung untuk membuang masa terutama sekali apabila kita tidak meletakkan matlamat atau fokus yang ingin dicapai dalam satu-satu masa. Matlamat yang tidak jelas menjadikan kita tidak bersiap sedia dengan persiapan yang tepat untuk mencapainya.
Sebagai langkah awal, kita perlu kenal pasti apa perkara yang kita ingin capai dalam satu-satu masa. Dengan memiliki matlamat yang jelas barulah mudah untuk kita menyusun strategi dan membahagi masa untuk merealisasikan matlamat tersebut.
Seterusnya, kita perlu meletakkan timing dan mula untuk set masa. Berapa lama masa yang perlu diambil untuk mencapai matlamat tersebut. Adakah satu hari? Dua hari? Atau satu minggu. Satu perkara yang perlu diambil perhatian ialah tempoh masa yang diberikan untuk satu-satu projek yang ingin dijalankan perlulah jelas dan spesifik.
Usah meletakkan tempoh masa yang kurang jelas seperti projek A akan aku siapkan dalam tempoh beberapa hari lagi.
Untuk memastikan anda on schedule, sedikit bantuan daripada jam randik ataupun timer yang terdapat pada telefon bimbit amatlah berguna.
Langkah seterusnya yang perlu anda ambil ialah dengan mengurangkan sebarang bentuk gangguan.
Jauhkan diri anda dari sebarang sumber yang boleh mengganggu fokus anda dalam menjayakan satu-satu projek. Handphone, facebook, yahoo messenger, google talk, twitter, dan sebarang bentuk gangguan lain termasuklah televisyen perlu di jauhkan. Ini adalah untuk memastikan setiap saat yang berlalu menghasilkan masa-masa yang produktif.
Kepakaran setiap manusia adalah berbeza-beza. Ada orang pakar dalam bidang penulisan tetapi kurang pakar dalam bab-bab design. Oleh itu, usah buang masa mempelajari benda-benda yang rumit sedangkan kita boleh outsource atau delegate kerja-kerja untuk design kepada orang lain yang lebih pakar.
Apa yang penting adalah untuk kita kenal pasti siapa yang boleh membantu kita untuk melakukan perkara-perkara yang kita kurang mahir untuk lakukan. Penulis yang bertungkus-lumus mempelajari hal-hal berkenaan dengan dekorasi hanya membazirkan masa kualitinya untuk mempelajari sesuatu yang dia belum tentu mampu untuk hasilkan dengan kualiti yang baik.
Namun dengan melakukan outsourcing penulis tersebut mampu untuk menjimatkan masa dan fokus pada matlamat utama dan pada perkara-perkara yang dia mampu lakukan dengan baik.
Sesuatu projek yang ingin dihasilkan kebiasaannya mengandungi komponen-komponen projek kecil yang perlu dilaksanakan.
Sebagai contoh dalam penghasilan sebuah novel.
Penulis perlu melakukan kajian terhadap fakta-fakta yang ingin digunapakai, latar belakang atau setting sesuatu karya, jenis font yang ingin digunakan dalam penulisan, kualiti kertas, kualiti cover buku, design buku dan lain-lain lagi.
Sekiranya penulis tersebut mencampuradukkan kesemua perkara tersebut dan merancang untuk menyiapkan kesemuanya sekaligus, belum pasti projek penulisan novel itu boleh siap on time.
Oleh sebab itu, perkara seterusnya yang perlu diambil perhatian ialah dengan memberikan prioriti terhadap mana satu perkara yang perlu didahulukan. Melakukan semua kerja dalam satu masa boleh jadi hanya akan melambatkan sesuatu projek yang ingin dibangunkan.
Langkah berikutnya, anda perlu kenal pasti sama ada terdapat mana-mana bahagian yang boleh diabaikan tetapi mampu menghasilkan result yang sama. Tanya pada diri, adakah perkara tersebut perlu untuk dilakukan. Bagaimana sekiranya ia tidak dilakukan? Adakah ianya akan menjejaskan kualiti kerja anda dan adakah alternatif lain yang boleh diambil setelah mengabaikan langkah tersebut.
Akhir sekali, setkan masa bekerja kepada 45 minit – 1 jam sahaja. Ini untuk memastikan anda sentiasa mempunyai energi untuk menyiapkan satu-satu projek.
Kerja terlalu lama hanya akan meletihkan minda dan menghilangkan fokus. Kesannya, kualiti kerja yang dihasilkan pun menjadi kurang baik.
Kita mahu hasilkan sesuatu yang berkualiti, bukannya setakat kuantiti yang diutamakan.
